Openheid is één van de belangrijkste uitgangspunten van een verzuimbeleid. U bereikt dit door continu met elkaar in gesprek te blijven. Dat doet u als werkgever, maar ook de medewerker zelf op eigen initiatief. Om verzuim te voorkomen is het belangrijk dat de medewerker zich vrij voelt om op tijd aan te geven als hij of zij ergens mee zit. Samen met de leidinggevende kan de medewerker kijken naar mogelijke oplossingen gericht op wat nog wél lukt. En als er dan toch verzuim is, bespreek onderling hoe jullie daarmee omgaan.
Een medewerker is zelf ook verantwoordelijk voor zijn of haar eigen inzetbaarheid. Niet alleen bij het voorkomen van verzuim, signaleren en werken aan het vergroten van de eigen inzetbaarheid. Maar ook bij het re-integratietraject, wanneer er sprake is van verzuim. Dit betekent onder andere dat een medewerker verantwoordelijk is voor de volgende zaken:
Om verzuim op tijd te ontdekken en te voorkomen, is het belangrijk dat de medewerker zelf knelpunten signaleert. Loopt de medewerker ergens tegenaan tijdens de werkzaamheden of zijn er andere knelpunten die verzuim kunnen veroorzaken? Als de medewerker dit signaleert en op tijd bespreekt met de leidinggevende, kan verzuim voorkomen worden. Ook u kunt als werkgever de signalen en oorzaken van verzuim herkennen.
Door bijvoorbeeld training, bij- en/of omscholingstrajecten te volgen kan een medewerker aan de slag met het vergroten van zijn of haar inzetbaarheid. Hierbij ligt ook de verantwoordelijkheid voor het volgen van dit soort trainingen en trajecten bij de medewerker. Een voorwaarde is wel dat een werkgever hiervoor de mogelijkheid biedt. Door bijvoorbeeld een vergoeding en tijd beschikbaar te stellen.
Bij verzuim neemt de medewerker op tijd (liefst binnen 24 uur) persoonlijk contact op met de leidinggevende om een ziekmelding door te geven. Als werkgever kunt u afspraken maken over hoe en binnen welk tijdsbestek een ziekmelding gedaan wordt. Bijvoorbeeld telefonisch of per mail binnen 24 uur. Leg dit soort afspraken bijvoorbeeld vast in een verzuimprotocol.
In een verzuimprotocol staat hoe de organisatie omgaat met ziekmelding, registratie, verzuimgesprekken, verzuimbegeleiding en re-integratie bij (langdurig) verzuim. De medewerker heeft de verantwoordelijkheid om deze procedures en afspraken op te volgen.
Bij verzuim is de medewerker verantwoordelijk voor het overdragen van lopende werkzaamheden en het afzeggen van afspraken. Als een medewerker daar niet toe in staat is, bespreekt hij of zij dit met de leidinggevende. Zodat de leidinggevende actie kan ondernemen om werkzaamheden over te dragen aan andere collega’s en afspraken kan afzeggen.
Zodra een medewerker zich weer (deels) beter voelt, informeert hij of zij de leidinggevende wanneer de eigen werkzaamheden weer (deels) hervat kunnen worden.
Wanneer een medewerker (langdurig) verzuimt, is hij of zij verplicht om actief mee te werken aan begeleiding en re-integratie. Hierbij toont de medewerker initiatief en levert input aan voor het opstellen, uitvoeren en beoordelen van het plan van aanpak. Vervolgens volgt de medewerker adviezen voor re-integratie op die door deskundigen worden gegeven.
Van een medewerker die verzuimt wordt verwacht dat hij of zij bereikbaar is voor de leidinggevende en arbodeskundigen. Denk hierbij aan de bedrijfsarts, HR en andere adviseurs of deskundigen die bij het re-integratietraject betrokken zijn.
Tijdens het verzuim is het belangrijk dat de medewerker contact houdt met de leidinggevende en collega’s. Op die manier blijft de medewerker betrokken bij de organisatie. Dit kan op allerlei manieren: online, telefonisch of face-to-face. Hierin neemt de medewerker zijn of haar verantwoordelijkheid door zich actief op te stellen en mee te denken over het onderhouden van contact tijdens verzuim.
Bij re-integratie ligt de nadruk op het terugkeren naar passend werk. Er wordt per situatie gekeken naar wat de medewerker nog kan en welke werkzaamheden hier bij passen. De medewerker is verplicht om de passende werkzaamheden uit te voeren die de werkgever voorstelt.
Als een medewerker ziek is heeft u als werkgever of leidinggevende de taak om overzicht te houden en taken rondom regie en verzuimbegeleiding op zich te nemen. Dit wordt ook wel casemanagement genoemd. Als werkgever of leidinggevende is de preventie van verzuim een belangrijk onderdeel van uw takenpakket. Dit betekent dat u onder andere verantwoordelijk bent voor de volgende zaken:
Als werkgever of leidinggevende moet u altijd alert zijn op signalen die kunnen leiden tot verzuim. Bijvoorbeeld als een medewerker fysieke of mentale klachten heeft of als een medewerker de laatste tijd gespannen overkomt. Deze signalen kunnen op kort- of langdurig verzuim wijzen. Hierbij geldt ook: ga op tijd het gesprek aan en bespreek uw zorgen. Op die manier kunt u samen met de medewerker kijken naar oplossingen.
Als er sprake is van regelmatig verzuim neemt u het initiatief om in gesprek te gaan met de medewerker. Dit gesprek gaat over het welzijn en het verzuimgedrag van de medewerker, maar gaat niet inhoudelijk in op klachten of aandoening(en).
U zorgt voor een goede uitvoering van het verzuimbeleid, waaronder het doorlopen van de stappen binnen de Wet verbetering poortwachter. Hierin voert u de regie en volgt de procedures en afspraken op.
Als werkgever of leidinggevende ondersteunt u de medewerker bij het terugkeren naar het eigen werk. Als terugkeer naar het eigen werk niet meer mogelijk is, kijkt u naar andere mogelijkheden. Bijvoorbeeld naar ander, passend werk uit te voeren binnen de organisatie, of daarbuiten.
Als casemanager voert u minimaal één keer per maand een gesprek met de zieke medewerker. In dit gesprek bespreekt u de voortgang van de re-integratie en beoordeelt u het plan van aanpak. Dit gesprek legt u schriftelijk vast. Hiervan ontvangt de medewerker een kopie en het wordt toegevoegd aan het personeelsdossier.
Als werkgever of leidinggevende maakt u samen met uw medewerker afspraken over passende werkzaamheden of werkhervatting.
Door wekelijks even contact op te nemen met de medewerker en te vragen hoe het gaat, blijft de medewerker betrokken bij de organisatie. Dit stimuleert de medewerker om aan zijn of haar eigen inzetbaarheid te werken.
Bij verzuim komt veel kijken en er komen verschillende betrokken partijen aan te pas. Als leidinggevende en casemanager zorgt u ervoor dat de afspraken met verschillende betrokkenen nagekomen worden. Blijf in overleg met de bedrijfsarts als er sprake is van langdurig verzuim.
Wanneer blijkt dat advies van een bedrijfsarts nodig is, stelt u samen met de medewerker een adviesvraag op en plant een afspraak in.
Tijdens (langdurig) verzuim voert u regelmatig gesprekken met arboprofessional(s) die betrokken zijn bij het verzuimproces. Denk hierbij aan een bedrijfsarts of een inzetbaarheidscoach. Samen met de medewerker en de arboprofessional gaat u in gesprek wanneer er zaken spelen die stress of onzekerheid geven. Dit wordt ook wel een driegesprek genoemd. Een driegesprek kan ook zinvol zijn als u en uw medewerker niet tot goede afspraken komen over een werkhervattings- of re-integratieplan.
Gedurende het hele verzuimtraject bent u verantwoordelijk voor het aanvullen en beheren van het verzuimdossier. Het verzuimdossier heeft een belangrijke functie, op deze manier wordt voldaan aan de Wet verbetering poortwachter.
Als werkgever of leidinggevende is het belangrijk om goede begeleiding en nazorg te bieden aan een medewerker die zijn of haar werk (deels)hervat. Medewerkers worden daarmee gesteund in een soms lastige situatie.
Heeft u in uw bedrijf leidinggevenden voor verschillende teams? Elke leidinggevende heeft binnen het team ook weleens te maken (gehad) met verzuim. En iedere leidinggevende gaat daar, net zoals werkgevers, weer op een andere manier mee om. Hierbij is het belangrijk dat leidinggevenden onderling ook met elkaar in gesprek gaan over verzuim. Doe dit op organisatieniveau, binnen het managementteam. Praat bijvoorbeeld met elkaar over het verzuim zelf (hoogte, duur, 0-verzuimers, frequent verzuimers en de analyse daarvan). Maar ook over de keuzes die medewerkers maken als het gaat om verzuim en de manier waarop de leidinggevenden daarmee omgaan.
In het managementteam zitten alle leidinggevenden bij elkaar en kunnen hier elkaars ervaringen delen en bespreken. Een voordeel daarvan is dat leidinggevenden leren van hun collega’s over het aanpakken van en begeleiden in verzuim. In het managementteam worden de verantwoordelijkheden van zowel medewerkers als de leidinggevenden besproken. Ook wordt er met elkaar nagedacht over knelpunten en de manier waarop die opgelost kunnen worden.
Maak afspraken over hoe jullie als managementteam en leidinggevenden verzuim aanpakken en begeleiden. Door met elkaar in gesprek te gaan, kunnen er nieuwe inzichten ontstaan die leiden tot een nieuwe of aangepaste gezamenlijke aanpak van verzuim. Deel eigen ervaringen met verzuim, elkaars aanpak en vragen (en soms ook onzekerheden).
Het is goed om verzuim in ieder geval één keer in de drie maanden als onderwerp op de agenda te zetten bij het managementteam. Op die manier blijft het een terugkerend onderwerp. Het bespreken van verzuim kan op verschillende manieren. Enkele voorbeelden:
Maak elke drie maanden een verzuimrapportage met daarin het percentage van verzuim, frequentie van verzuim, 0-verzuimers en frequent verzuimers. Wat valt er op? Zijn er patronen te herkennen bij bijvoorbeeld frequente verzuimers? Of zijn er problemen waar een medewerker mee zit en die een rol kunnen spelen bij verzuim? Bespreek de rapportages per team met elkaar. Maak afspraken over hoe jullie hiermee omgaan en wat mogelijke vervolgstappen zijn om het verzuim te voorkomen en te verminderen. Beoordeel drie maanden later of de afspraken die eerder gemaakt zijn uitgevoerd zijn en geholpen hebben.
Een casus schetst een situatie waar een leidinggevende in terecht kan komen. Samen met andere leidinggevenden kijkt u naar de situatie. Stel daarbij de volgende vragen:
Door deze vragen te beantwoorden kunnen jullie een gezamenlijke aanpak per situatie maken. Hierin wordt beschreven hoe leidinggevenden en het managementteam omgaan met een bepaalde situatie. We behandelen hieronder enkele voorbeelden van zulke situaties of casussen die u kunt bespreken met uw medewerkers.
