Verzuimgesprek: in gesprek over verzuim
Als uw medewerker zich regelmatig ziek meldt, is het goed om als werkgever hierover met uw medewerker in gesprek te gaan. Is uw medewerker regelmatig ziek, dan kunt u spreken van frequent (regelmatig) verzuim. De betekenis van ‘frequent’ kan voor ieder bedrijf verschillen. Sommige bedrijven vinden bijvoorbeeld drie keer verzuim per jaar frequent, andere bedrijven vijf keer. Een gesprek over verzuim noemen we een verzuimgesprek. In een verzuimgesprek zoekt u samen naar mogelijkheden voor het verminderen van ziekteverzuim. Voor het voeren van een verzuimgesprek met een medewerker bieden we onderaan dit artikel een handig formulier. Met dit formulier kunt u bijvoorbeeld de gemaakte afspraken altijd op dezelfde logische manier vastleggen.
Een verzuimgesprek is een gesprek tussen werkgever en medewerker over afwezigheid door ziekte. Het voeren van verzuimgesprekken is meestal onderdeel van het aanwezigheidsbeleid of het verzuimbeleid van een organisatie.
Naast afwezigheid door ziekte, kan een verzuimgesprek ook over rouw gaan, of juist over het voorkomen van afwezigheid (preventief). En hoewel een verzuimgesprek vaak door de werkgever wordt gestart, kan natuurlijk ook de medewerker een verzuimgesprek beginnen.
Meestal zijn er duidelijke redenen voor ziekteverzuim. Een griep of een andere veelvoorkomende, onschuldige ziekte: het kan iedereen overkomen. Toch is het voeren van een verzuimgesprek verstandig als een medewerker regelmatig uitvalt. Hiermee kunt u onderzoeken of en hoe het verzuim kan worden voorkomen en verminderd, maar kunt u uw medewerkers ook bewust maken van de gevolgen van verzuim. Wanneer kunt u een verzuimgesprek voeren:
Het voeren van een verzuimgesprek kan veel opleveren, zowel voor de werkgever als de medewerker. Met een goed verzuimgesprek:
Het voeren van een verzuimgesprek is niet wettelijk verplicht. Wel kunt u het voeren van verzuimgesprekken opnemen in uw verzuimbeleid; dit beleid opstellen is wel verplicht.
In een verzuimgesprek mag u als werkgever alleen de noodzakelijke dingen vragen aan uw medewerker. Voorbeelden hiervan zijn het telefoonnummer en adres waarop een medewerker te bereiken is.
Wettelijk mag u als werkgever niet vragen wat de oorzaak van de ziekte van uw medewerker is en welke klachten diegene heeft. Dit heeft te maken met het recht op privacy. U mag uw medewerker wél vragen stellen die nodig zijn om te bepalen of en hoe het werk kan doorgaan. Bijvoorbeeld wanneer uw medewerker het werk weer denkt te kunnen oppakken en of er werkzaamheden zijn die moeten worden overgedragen.
Tijdens het verzuimgesprek kunt u verder navraag doen, maar altijd zonder de medische oorzaak van het verzuim te bespreken. Lees hier meer over de privacy voor gesprekken met zieke medewerkers (privacywet).
Verzuimgesprekken zijn zowel voor u als uw medewerkers heel waardevol. Ze dragen bij aan meer begrip voor elkaars situatie. Om u hierbij te helpen geven wij een aantal tips voor het voeren van verzuimgesprekken:
Om het u gemakkelijk te maken hebben wij een voorbeeldformulier voor het voeren van een verzuimgesprek gemaakt. U kunt dit formulier voor uw eigen organisatie gebruiken.
Wist u dat de kosten van een zieke medewerker kunnen oplopen tot gemiddeld € 405,- per dag (MKB Servicedesk, 2023)? Als uw medewerker ziek wordt, bent u als werkgever verplicht om het loon door te betalen en krijgt u te maken met andere kosten. Bent u goed verzekerd? Met een verzuimverzekering van Sazas beschermt u uzelf tegen de financiële risico’s van verzuim. Bij ons regelt u alles in één keer: loondoorbetaling, verzuimbegeleiding én re-integratie.
Met slechts drie gegevens berekent u makkelijk en snel online uw premie voor een verzuimverzekering. Dit kan 24 uur per dag, het hele jaar door.
