Openheid is één van de belangrijkste uitgangspunten van goed verzuimbeleid. U bereikt dit door met elkaar in gesprek te blijven. Dat doet u als werkgever, maar komt ook uit vanuit uw medewerkers uit eigen beweging. Om verzuim te voorkomen is het belangrijk dat iedere medewerker zich vrij voelt om tijdig te zeggen dat hij of zij ergens mee zit. Samen met de leidinggevende kan de medewerker dan naar mogelijke oplossingen kijken. En afspraken maken over hoe daarmee verder wordt omgegaan.
Een medewerker is ook zélf verantwoordelijk voor zijn of haar inzetbaarheid. Dit gaat om het voorkomen van verzuim, het herkennen hiervan en werken aan het vergroten van de eigen inzetbaarheid. Is er sprake van verzuim, dan geldt dit ook tijdens de re-integratie. Alles opgeteld is iedere medewerker verantwoordelijk voor de volgende punten:
Om verzuim te voorkomen is het belangrijk dat de medewerker tijdig knelpunten ziet en bespreekt. Loopt hij of zij tijdens het werk ergens tegenaan, of spelen er zaken die verzuim kúnnen veroorzaken.
Met een cursus, training en/of omscholing kan een medewerker aan de slag met het vergroten van zijn of haar inzetbaarheid. De verantwoordelijkheid hiervan ligt bij de medewerker, maar voorwaarde is dat u als werkgever de juiste mogelijkheden biedt. Door bijvoorbeeld tijd en een vergoeding beschikbaar te stellen.
Kan de medewerker niet werken door ziekte? Dan moet hij of zij zo snel mogelijk persoonlijk een ziekmelding aan de leidinggevende doorgeven. U kunt als werkgever afspraken maken over hoe en binnen hoeveel tijd dit moet gebeuren. Bijvoorbeeld telefonisch of via e-mail en binnen 24 uur. Leg dit soort afspraken vast in het verzuimprotocol van uw bedrijf.
In een verzuimprotocol staat hoe een bedrijf omgaat met ziekmeldingen, de registratie van ziekmeldingen, verzuimgesprekken, verzuimbegeleiding en re-integratie bij (langdurig) verzuim. Iedere medewerker is verantwoordelijkheid voor het nakomen van deze afspraken en procedures.
Bij verzuim is de medewerker verantwoordelijk voor de overdracht van lopende zaken en het afzeggen van gemaakte afspraken. Als een medewerker dat niet zelf kan, dan bespreekt hij of zij dit met de leidinggevende. De leidinggevende kan dan afspraken afzeggen en zorgen dat het openstaande werk door andere collega’s wordt opgevangen.
Als een medewerker zich weer (deels) beter voelt, informeert hij of zij de leidinggevende wanneer de eigen werkzaamheden weer (deels) gedaan kunnen worden.
Als een medewerker (langdurig) verzuimt, is hij of zij verplicht om actief mee te werken aan begeleiding en re-integratie. Hierbij toont de medewerker initiatief en levert hij of zij informatie aan voor het opstellen, uitvoeren en beoordelen van het plan van aanpak voor herstel. Ook volgt de medewerker advies voor re-integratie op. Dit advies wordt door deskundigen gegeven.
Van een medewerker die verzuimt wordt verwacht dat hij of zij bereikbaar is voor de leidinggevende en deskundigen. Denk hierbij aan de bedrijfsarts, de HR- en andere betrokken adviseurs of deskundigen die bij de re-integratie zijn betrokken.
Tijdens het verzuim is het belangrijk dat de medewerker contact houdt met de leidinggevende en collega’s. Hierbij stelt de medewerker zich actief op, zodat hij of zij bij het bedrijf betrokken blijft. Dit kan op allerlei manieren: online, telefonisch of door af en toe even langs te komen. De medewerker denkt mee over het onderhouden van contact tijdens verzuim.
Bij re-integratie ligt de nadruk op het terugkeren naar passend werk. Er wordt per situatie gekeken naar wat de medewerker nog kan en welk werk daarbij past. De medewerker is verplicht om de door de werkgever voorgestelde passende werkzaamheden uit te voeren.
Is een medewerker ziek, dan heeft u als werkgever of leidinggevende de taak om overzicht te houden en de verzuimbegeleiding op u te nemen. Dit wordt ook wel casemanagement genoemd. Verzuimpreventie is hiervan een belangrijk onderdeel. Dit betekent dat u onder andere verantwoordelijk bent voor de volgende zaken:
Als werkgever moet u alert zijn op signalen die kunnen leiden tot verzuim. Bijvoorbeeld als een medewerker lichamelijke of geestelijke klachten heeft. Komt een medewerker de laatste tijd gespannen over? Dit kan wijzen op mogelijk kort- of langdurig verzuim. Hierbij geldt ook: ga op tijd met uw medewerker in gesprek. Zo kunt u samen naar oplossingen kijken.
Als er sprake is van regelmatig verzuim, neemt u het initiatief om in gesprek te gaan met de medewerker. Dit gesprek gaat over het welzijn en het verzuimgedrag van de medewerker, maar mag (wettelijk) niet inhoudelijk ingaan op klachten of aandoeningen.
U zorgt voor een goede uitvoering van het verzuimbeleid, waaronder het doorlopen van de stappen binnen de Wet verbetering poortwachter. Hierin voert u de regie en volgt u de procedures en afspraken op.
Als werkgever of leidinggevende ondersteunt u de medewerker bij het terugkeren naar het eigen werk. Als dat niet meer mogelijk is, kijkt u naar andere opties voor uw medewerker. Bijvoorbeeld naar ander, passend werk in uw organisatie, of juist buiten uw organisatie.
Als casemanager voert u minimaal één keer per maand een gesprek met de zieke medewerker. Hierin bespreekt u de voortgang van de re-integratie en beoordeelt u het plan van aanpak. Dit gesprek legt u schriftelijk vast. Dit voegt u toe aan het personeelsdossier. De medewerker krijgt een kopie van uw verslag.
Als werkgever of leidinggevende maakt u samen met uw medewerker afspraken over werkhervatting en/of passende werkzaamheden.
Door wekelijks even contact op te nemen met de medewerker en te vragen hoe het gaat, blijft de medewerker betrokken bij de organisatie. Dit stimuleert de medewerker om aan zijn of haar eigen inzetbaarheid te werken.
Bij verzuim komt veel kijken en zijn verschillende partijen betrokken. Als leidinggevende en casemanager zorgt u dat alle afspraken worden nagekomen. Blijf in overleg met de bedrijfsarts, ook als sprake is van langdurig verzuim.
Als dat er een advies van een bedrijfsarts nodig is, stelt u samen met de zieke medewerker een adviesvraag op en legt u een datum voor een afspraak vast.
Tijdens (langdurig) verzuim voert u regelmatig gesprekken met deskundigen die bij het verzuimproces zijn betrokken. Denk aan een bedrijfsarts of een inzetbaarheidscoach. Samen met de medewerker en deskundige gaat u in gesprek als er zaken spelen die stress of onzekerheid geven. Dit wordt ook wel een driegesprek genoemd. Een driegesprek kan ook zinvol zijn als u en uw medewerker niet tot goede afspraken komen over werkhervatting of re-integratie.
Tijdens het hele verzuimtraject bent u verantwoordelijk voor het aanvullen en beheren van het verzuimdossier. Dit dossier heeft een belangrijke functie, want onder andere hiermee voldoet u aan de Wet verbetering poortwachter.
Als werkgever of leidinggevende is het belangrijk om goede begeleiding en nazorg te bieden aan een medewerker die zijn of haar werk (deels) hervat. Medewerkers worden daarmee gesteund in een soms lastige situatie.
Heeft u in uw bedrijf leidinggevenden voor verschillende teams? Ongetwijfeld heeft elke leidinggevende in zijn of haar team weleens met verzuim te maken. En iedere leidinggevende gaat daarmee op een eigen manier om, net zoals werkgevers. Het is belangrijk dat leidinggevenden ook onderling met elkaar over verzuim praten. Organiseer dit op bedrijfsniveau, in het managementteam. Praat bijvoorbeeld met elkaar over het verzuim zelf (hoeveelheid, verzuimduur, 0-verzuimers, frequent verzuimers en de analyse daarvan). Maar ook over de keuzes die medewerkers maken en hoe de leidinggevenden daarmee omgaan.
In het managementteam zijn alle leidinggevenden bij elkaar en kunnen zij ervaringen delen en bespreken. Zo leren zij hoe hun collega’s verzuim aanpakken en begeleiden. In het managementteam worden de verantwoordelijkheden van zowel medewerkers als de leidinggevenden besproken. Ook wordt met elkaar nagedacht over knelpunten en hoe deze kunnen worden opgelost.
Maak afspraken over hoe u en uw managementteam en leidinggevenden verzuim aanpakken en begeleiden. Door met elkaar in gesprek te gaan, kunnen nieuwe inzichten ontstaan die leiden tot een andere gezamenlijke aanpak van verzuim. Deel eigen ervaringen met verzuim, elkaars aanpak en vragen (en soms ook onzekerheden).
Het is goed om verzuim in ieder geval één keer in de drie maanden bij het managementteam op de agenda te plaatsen. Zo blijft verzuim een terugkerend onderwerp. Het bespreken van verzuim kan op verschillende manieren. Enkele voorbeelden:
Maak elke drie maanden een verzuimrapport met daarin het verzuimpercentage, de frequentie van verzuim, 0-verzuimers en frequent verzuimers. Wat valt op? Zijn er patronen te herkennen bij bijvoorbeeld frequente verzuimers? Of zijn er problemen waarmee een medewerker zit en die een rol kunnen spelen bij verzuim? Bespreek de rapportages per team met elkaar. Maak afspraken over hoe hiermee wordt omgegaan en wat de mogelijke vervolgstappen zijn om het verzuim te voorkomen en te verminderen. Kijk na drie maanden of de gemaakte afspraken zijn uitgevoerd hebben geholpen.
Een casus schetst een verzuimsituatie waarin een leidinggevende terecht kan komen. Samen met andere leidinggevenden kijkt u naar de situatie. Stel daarbij de volgende vragen:
Hieronder ziet u een aantal voorbeeldsituaties van verzuim. Door de bijbehorende vragen te beantwoorden kunt u samen een gezamenlijke aanpak maken. Hierin staat hoe u, uw managementteam en leidinggevenden met bepaalde verzuimsituaties omgaan.
Tips voor een goede werk-privébalans bij thuiswerken
Nu veel medewerkers thuiswerken, vervaagt de grens tussen werk en privé. Aan de ene kant biedt dat medewerkers veel vrijheid en flexibiliteit, maar het zorgt er ook voor dat ze te lang of minder efficiënt werken. Wij geven tips voor het verbeteren van deze balans bij uw medewerkers.
