De anderhalve meter samenleving op kantoor: hoe regelt Sazas het?

Gezond en veilig werken

We zullen onszelf en elkaar moeten beschermen door het nemen en naleven van maatregelen. Zo kunnen we gezond en veilig blijven werken. Als het nodig is helpen en ondersteunen we elkaar, omdat de maatregelen nog niet vanzelfsprekend in ons ‘systeem’ zitten. We spreken elkaar daarom ook gewoon aan als we zien dat het een ander (nog) niet lukt om de maatregelen na te leven. Hierbij doen we vooral een beroep op ieders eigen verantwoordelijkheid en gezonde verstand.

Thuiswerken blijft de norm

In principe blijven we met alle collega’s nog een hele tijd thuiswerken. Dit doen we om te voorkomen dat we straks te hard van stapel lopen en elkaar toch besmetten of er een ‘tweede golf’ komt. Toch is het soms prettig om naar kantoor te komen. Voor de één is de reden het missen van het contact met collega’s. Voor de ander is het een teamoverleg waarbij het toch weer eens prettig en effectief is om elkaar in de ogen te kijken. Tijdens deze kantoorbezoeken gaan we wel verantwoord met de situatie om: we houden de nodige afstand van elkaar en op kantoor zijn de nodige praktische maatregelen getroffen (zie verderop in dit artikel). We volgen deze basisregels die in de vorm van een poster op verschillende plekken op kantoor hangt. 

Maar er zijn ook collega’s die niet naar kantoor willen komen door het coronavirus. Bijvoorbeeld omdat ze zich kwetsbaar voelen of een kwetsbare dierbare thuis hebben. Dan wordt het ook geaccepteerd dat diegene niet naar kantoor wil komen en wordt dus met die collega digitaal/telefonisch contact gehouden.

• Schoonmaken/desinfecteren/ventileren: op meerdere plaatsen (in de hal, keukens, printers en toiletten) staan handontsmettingsmiddelen. Omdat we bij Sazas flexplekken hebben, staan bij alle werkplekken schoonmaakdoekjes en schoonmaakmiddelen om je toetsenbord, muis en bureau schoon te maken na gebruik. Er is maar in ieder geval maar één persoon per werkplek per dag toegestaan. Ook worden extra afspraken gemaakt met het schoonmaakbedrijf met betrekking tot het schoonmaken van het kantoor (inclusief deurklinken, kranen, lichtknoppen) en de sanitaire voorzieningen. In alle ruimten op kantoor hebben we de mogelijkheid om de bovenramen open te zetten. Als je ‘s ochtends als eerste op kantoor bent, zet je alle ramen in de kiepstand. Zo wordt er de hele dag goed geventileerd.

• Strikte clean desk policy: aangezien besmetting ook bijzonder vaak plaatsvindt via aanraking van oppervlaktes en materiaal, volgen we strikt de clean desk policy:
  • We bergen na gebruik van de werkplek alle persoonlijke spullen op in onze eigen kluisjes, zodat bureaus helemaal leeg zijn. We maken ons bureau, toetsenbord en muis schoon als we naar huis gaan.
  • Er is een aantal personen per vergaderruimte vastgesteld dat maximaal toegestaan is; met dit aantal kan de anderhalve meter afstand bewaard worden. Overleggen met meer personen dan het toegestane aantal kunnen op een externe locatie plaatsvinden waar de anderhalve meter afstand wel bewaard kan worden. Na een overleg wordt de ruimte een half uur geventileerd, door de ramen open te zetten, voordat een volgend overleg plaatsvindt. Ook maken we de zitplekken in de vergaderruimtes (armleuningen en tafels) schoon als we de ruimte na een vergadering verlaten;
  • We maken zo veel mogelijk gebruik van eigen kantoorspullen (denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een eigen pen, gum, nietmachine, etc.). Voor deze eigen spullen zijn bakjes aanwezig die je na gebruik in je eigen kluisje kunt zetten. We gebruiken ook alleen onze eigen sleutels, toegangspas, etc.;
  • Eigen snoeppotten en ventilatoren worden in de kluisjes geplaatst (waardoor niemand samen een snoeppot deelt en ventilatoren niet meer gebruikt worden);
  • De ‘collectieve’ staande ventilatoren zijn weggehaald en opgeborgen, volgens advies van het RIVM.

• Absolute ‘ademhalingshygiëne’:
  • We houden voldoende (anderhalve meter) afstand van elkaar. In verband met de gewenste afstand zijn bureaus voorzien van een sticker, zodat duidelijk is waar je wel of niet mag gaan zitten;
  • Medewerkers die (veel) hoesten of niezen werken vanuit huis. Zo voorkomen we dat collega’s (en hun omgeving) besmet raken. Het verschil tussen de verschijnselen van hooikoorts en het coronavirus is (zeker voor anderen) moeilijk te zien. Dus blijf ook dan zo veel en zo lang mogelijk thuis(werken). Bij toch hoesten of niezen op kantoor gebeurt dit in de elleboog of in een papieren zakdoek. Bij alle werkplekken staan afgesloten (pedaal)vuilnisbakken, zodat de papieren zakdoeken direct weggegooid kunnen worden. 

• Beperken bewegingsruimte van koeriers/leveranciers: we beperken de bewegingsruimte van koeriers en leveranciers zo veel als mogelijk om interactie met medewerkers te voorkomen. Dat betekent dat goederen die worden afgehaald direct voor de ingang klaargezet worden. En dat gebrachte goederen direct voor de ingang worden afgeleverd. De koerier/leverancier belt als hij of zij er is.

• Bezoekers en fysiek contact: we ontvangen voorlopig zo min mogelijk bezoek op kantoor. Is er toch sprake van (noodzakelijk) bezoek? Dan wordt er goed op de nodige afstand en overige maatregelen gelet. Klanten, leveranciers en zakenpartners spreken we het liefst via telefoon, conference calls, videoconferencing, etc. In overleg met de andere partij wordt besproken wat het meest prettig is of het beste werkt.

• Overleg en maximum aantal aanwezigen: er mogen op dit moment maximaal 15 personen tegelijkertijd aanwezig zijn op kantoor. In een bezettingsrooster houden we de aanwezigen bij, waarbij als het maximale aantal bereikt wordt, de eventuele volgende wordt gevraagd op een andere dag te komen. We plannen overleg zo in dat reistijden gespreid zijn en collega’s buiten de spits met OV kunnen reizen (als ze niet met de auto kunnen komen). Als de maatregelen vanuit de overheid versoepeld worden, kan het maximum aantal aanwezigen stapsgewijs ook worden opgeschroefd.