Sinds de coronapandemie zijn we massaal thuis gaan werken. Het kan prettig zijn om thuis te werken, doordat er dan geen reistijd meer is en mensen de werkdagen flexibeler kunnen indelen. Een nadeel van thuiswerken is dat het de medewerker extra geld kost. Om medewerkers in deze kosten tegemoet te komen, kunt u er als werkgever voor kiezen om hen een thuiswerkvergoeding te geven. Wat houdt de thuiswerkvergoeding precies in en hoe zit het met de fiscale gevolgen?
Computers gebruiken stroom, de verwarming staat meer aan, koffie en thee zijn voor eigen rekening en de wc wordt vaker doorgetrokken. Dit zijn stuk voor stuk kleine kosten, maar bij elkaar opgeteld kan het op jaarbasis toch flink oplopen. Volgens het Nibud blijkt dit om zo’n 500 euro aan extra onkosten per jaar te gaan voor medewerkers.
U kunt ervoor kiezen om medewerkers tegemoet te komen door hen een vergoeding voor thuiswerken te geven. Voor de thuiswerkvergoeding geldt geen vast bedrag dat u aan medewerkers moet uitbetalen. Wel is deze vergoeding in 2021 in een groot gedeelte van de cao-akkoorden opgenomen. Hierin wordt een richtlijn gegeven voor de hoogte van de vergoeding. Veel cao-partijen hebben hierin het voorschrift gevolgd dat het Nibud in 2020 heeft opgesteld, wat neerkomt op 2 euro netto per dag.
Uit onderzoek van Motivaction in opdracht van Rendement Uitgeverij onder 529 werkgevers is gebleken dat sommigen ervoor kiezen een vergoeding per dag te geven, terwijl anderen gaan voor een eenmalig bedrag per jaar. Hierbij is de vergoeding per dag (9 procent van de ondervraagden) iets populairder dan het eenmalige bedrag (4 procent). De gemiddelde vergoeding per dag blijkt 2,60 euro netto te zijn en de eenmalige vergoeding blijkt gemiddeld op 287 euro netto per jaar uit te komen.
Nee, u bent niet verplicht om een thuiswerkvergoeding aan uw medewerkers te geven. De uitzondering op deze regel is wanneer dit in het cao is opgenomen. Moeten medewerkers thuiswerken, en hebben zij hierin dus geen vrije keuze, dan is het aan u om te zorgen voor een goede thuiswerkplek die voldoet aan de Arbonormen. In dat geval komen er dus extra bedrijfskosten kijken bij thuiswerken. Voor sommige werkgevers kunnen deze kosten een reden zijn om minder positief tegenover thuiswerken te staan.
Tijdens de presentatie van de Miljoenennota werd duidelijk dat de thuiswerkvergoeding wordt opgenomen in het Belastingplan van 2022. Dit betekent dat u als werkgever uw medewerker een onbelaste vergoeding van maximaal 2 euro per dag kunt uitbetalen. De thuiswerkvergoeding hoeft dus niet langer uit de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) te worden gefinancierd. Wel moet u als werkgever kiezen of u de thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding aan uw medewerker uitkeert. De onbelaste reiskostenvergoeding (19 cent per kilometer) blijft namelijk ook bestaan en u mag ze niet allebei belastingvrij uitkeren. Als werkgever betaalt u de vergoeding zelf. U mag ook meer dan 2 euro thuiswerkvergoeding per dag vergoeden. Over het deel boven de 2 euro moet u wel loonheffing betalen.
Wanneer een medewerker een deel van de dag thuis en een deel op kantoor werkt, moet u een keuze maken tussen de reiskostenvergoeding (19 cent per kilometer) of de onbelaste thuiswerkvergoeding (2 euro per dag). U kunt de keuze ook bij uw medewerker neerleggen. Woont uw medewerker bijvoorbeeld ver van kantoor, dan zal diegene waarschijnlijk sneller voor de reiskostenvergoeding kiezen. Deze voorkeur kan uiteraard per persoon verschillend zijn.
Deze informatie is met zorg samengesteld en wordt regelmatig geactualiseerd. Toch kan het gebeuren dat bepaalde informatie niet meer actueel is. Als dit het geval is, dan verwijzen wij u naar onze disclaimer.
