Het ziekmeldingsgesprek
Het eerste contact bij ziekte, is de ziekmelding door uw medewerker. Het is verstandig om binnen uw bedrijf duidelijke regels op te stellen over hoe uw medewerkers zich ziek moeten melden. Dit kan met een verzuimprotocol.
Als werkgever heeft u te maken met privacy-regels. Dit betekent dat er bepaalde dingen zijn waar u uw medewerker niet naar mag vragen bij een ziekmeldingsgesprek.
AVG-regels: dit mag u niet vragen
Er zijn regels over wat u wel en niet mag vragen aan uw zieke medewerker. Deze regels staan in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarin staat dat u bij een ziekmeldingsgesprek als werkgever niet mag vragen naar de aard of oorzaak van iemands ziekte. Ook als uw medewerker uit zichzelf vertelt wat hij/zij mankeert, mag u volgens de AVG deze informatie niet vastleggen of delen.
Wat mag u als werkgever wel vragen?
Het ziekmeldingsgesprek is de eerste mogelijkheid om samen afspraken te maken die bijdragen aan (gedeeltelijk) terugkeren op de werkvloer. Hiermee helpt u uw medewerker ook om snel en op een verantwoorde manier weer aan de slag te gaan. Vragen naar wat uw medewerker heeft mag dus niet, maar wat mag u wel vragen? We hebben 6 praktische tips voor u.
6 Tips voor een effectief ziekmeldingsgesprek
- Toon uw interesse. Vraag aan uw medewerker hoe het gaat (u vraagt niet wat uw medewerker heeft of wat de klachten zijn). Neem uw medewerker en de situatie altijd serieus.
- Vraag of er werkzaamheden overgenomen moeten worden: ’Wat zou je vandaag gedaan hebben?’
- Vraag wanneer uw medewerker denkt terug te komen: ’Hoe schat je jouw herstelproces in?’
- Maak duidelijke afspraken over het volgende contact. Neem daarin de eerste stap. Een slim moment is bijvoorbeeld direct na een bezoek aan de bedrijfsarts of contact met een andere arboprofessional. Zorg ervoor dat de tijd tussen het contact niet te lang is: 'Wanneer hebben we weer contact?' Of: 'Dan bel ik jou woensdag om 10.00 uur?’ U kunt ook de medewerker vragen u terug te bellen. Op deze manier activeert u ook uw medewerker tot actie.
- Vraag ook op welk adres iemand bereikbaar is/verblijft. Sluit elke afspraak af met het maken van een vervolgafspraak.
- Sluit het gesprek positief af en wens uw medewerker beterschap. Blijf tijdens de ziekteperiode en het proces van genezing regelmatig in contact met uw zieke medewerker.
Is uw medewerker langer ziek en onder begeleiding van een bedrijfsarts? Dan kunt u, in overleg met de bedrijfsarts, samen kijken naar wat er eventueel qua werkzaamheden mogelijk is. Hiervoor brengt de bedrijfsarts in kaart wat op gebied van functioneren de beperkingen en mogelijkheden van uw medewerker zijn. Iemand met rugklachten kan misschien wel enkele uren per dag de post sorteren, de administratie doen of de telefoon beantwoorden.
Als uw medewerker zich met regelmaat ziek meldt, of als u tekenen van dreigend verzuim herkent, kunt u uit voorzorg een verzuimgesprek voeren.
Het is verstandig om gelijk een re-integratiedossier bij te houden met daarin de acties die u en uw medewerker ondernemen om weer aan het werk te gaan. Het UWV eist namelijk een volledig re-integratiedossier als uw medewerker na twee jaar ziekte een uitkering nodig heeft. Wanneer het UWV na twee jaar oordeelt dat de re-integratie niet juist is vastgelegd of onderbouwd, wordt aan de werkgever een loonsanctie opgelegd.
De privacy van uw medewerker
Als werkgever moet u zich aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) houden. Hierin is bepaald wat wel en niet is toegestaan qua privacy van uw medewerker. Dit geldt extra voor uw zieke medewerker omdat er al snel sprake is van (gevoelige) medische informatie.
Mag ik een ziekmelding delen met collega's?
Als werkgever mag u er niet naar vragen maar veel medewerkers vertellen vaak uit zichzelf waarom zij zich ziek melden. Het is begrijpelijk dat u de ziekmelding vanuit betrokkenheid wil delen met de naaste collega's. Maar het blijft aan de medewerker zelf wat hij of zij over het ziek zijn wil delen. Ook kunt u uw zieke medewerker de open vraag stellen over wat uw medewerker wil dat u aan de naaste collega’s vertelt.
Wil een medewerker weten hoe het met de zieke collega gaat? Dan kunt u voorstellen dat de medewerker zelf de zieke collega belt. Zorg er wel voor dat u eerst met de zieke medewerker bespreekt of dat mogelijk is. Op deze manier houdt de zieke medewerker ook binding met de collega’s. Dit maakt ook het terugkomen naar werk makkelijker.