Wat is verzuimregistratie?
Verzuimregistratie is het bijhouden van het verzuim binnen uw organisatie. Hiermee houdt u overzicht. Dit kan via hulpmiddelen, zoals een systeem of een verzuimkaart. Een verzuimkaart is een formulier waarop verzuim wordt bijgehouden.
Hoe werkt verzuimregistratie?
Verzuimregistratie werkt als volgt: de werkgever houdt bij wanneer en hoe lang een medewerker verzuimt. Details over de ziekte van de medewerker vallen niet onder verzuimregistratie.
Wat mag u registreren bij verzuim?
Bij verzuim mag u als werkgever het volgende registreren:
- Hoe lang uw medewerker verwacht afwezig te zijn;
- Het telefoonnummer en adres waarop u uw medewerker kunt bereiken;
- Wat de lopende werkzaamheden en afspraken zijn;
- Of de ziekte te maken heeft met een arbeidsongeval (maar u mag niet vragen of het verzuim werkgerelateerd is);
- Of er sprake is van een verkeersongeluk met regresmogelijkheid. Regres betekent dat u als werkgever de kosten van het ziekteverzuim en re-integratie misschien kunt verhalen op de veroorzaker van het ongeval;
- Of uw medewerker onder één van de vier vangnetregelingen op grond van de Ziektewet valt. Uw medewerker is niet altijd verplicht om te vertellen onder welke regeling hij of zij valt.
Voordelen van een verzuimregistratie
Hoe vaak en hoe lang is uw medewerker ziek? Met een goede verzuimadministratie kunt u dit in één oogopslag zien. Dit is bijvoorbeeld handig als u een werkplanning wilt maken, maar ook als het gaat om verplichte verzuimbegeleiding en voor uw eigen verzuimbeleid.
Werkplanning
Bij het maken van een werkplanning- of rooster is het handig om te weten wie er wel of niet kan werken. Als u de verzuim- en verlofregistratie goed bijhoudt, kunt u meteen zien wie er wel en niet aanwezig zijn. De verzuim- en verlofregistratie wordt daarom ook wel de aanwezigheidsregistratie genoemd.
Loondoorbetaling
Medewerkers hebben bij ziekte recht op twee jaar loondoorbetaling door de werkgever. Voor werkgevers is het belangrijk om te weten hoe lang een medewerker al ziek is en of hij of zij nog recht heft op loondoorbetaling. Na het eerste jaar ziekte kan het uitkeringspercentage omlaag gaan. Als er voldoende inspanningen zijn geleverd om de medewerker weer aan het werk te krijgen, stopt de loondoorbetaling na twee jaar. Anders betaalt u als werkgever nog een jaar langer loon door.
Wettelijke verplichtingen
Als een medewerker ziek is, zijn er een aantal dingen die u als werkgever moet regelen. Welke acties dit zijn is vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter. Wettelijk bent u verplicht om de ziekmelding in de eerste week dor te geven aan de arbodienst of bedrijfsarts. Bent u verzekerd bij Sazas? Dan moet u de ziekmelding binnen 24 uur aan ons doorgeven. Is uw medewerker langer dan een week ziek en is er geen uitzicht op snel herstel? Dan is het verstandig om op tijd te beginnen met het opstellen van een probleemanalyse. Deze moet uiterlijk in de zesde week van het verzuim geschreven zijn. Daarna zijn er ook nog een aantal verplichtingen waar u als werkgever aan moet voldoen. Hiervoor is het belangrijk om te weten hoe lang de medewerker precies ziek is. Een goede verzuimadministratie is zeker belangrijk.
Tip: lees meer over de acties en verplichtingen vanuit de Wet verbetering poortwachter.
Regelmatig verzuim voorkomen
Een verzuimregistratie komt ook van pas als uw medewerker kort ziek is. Bijvoorbeeld als hij of zij meerdere keren per jaar kort ziek is. In dat geval kunt u een verzuimgesprek aangaan met uw medewerker en zo mogelijk in de toekomst verzuim voorkomen.
Tip: bekijk tips voor het voeren van een verzuimgesprek.
Verzuimpercentage
Door verzuim bij te houden krijgt u goed inzicht in het aantal ziektegevallen binnen uw organisatie. Hiermee kunt u het gemiddelde ziekteverzuim en het verzuimpercentage berekenen. Met deze cijfers kunt u kijken of uw verzuimbeleid werkt en waar u het eventueel nog kunt verbeteren.
Tip: bekijk hoe u verzuimcijfers kunt berekenen, waaronder het verzuimpercentage.
Hoe vul ik een verzuimkaart in?
Het is belangrijk dat u alle informatie volledig invult. Deze informatie kan op een later moment van belang zijn. Let er wel op dat u tijdens het bijhouden van verzuim niets noteert over de medische situatie van uw medewerker. Dit mag u als werkgever niet vragen en ook niet weten. U kunt wel aangeven:
- Voor welke werkzaamheden een medewerker beperkt is;
- Welke afspraken u met uw medewerker heeft gemaakt;
- Wanneer u contact gehad heeft met uw medewerker en wat er toen is afgesproken.
Voorbeeld verzuimkaart: zo kunt u verzuim bijhouden
Met een verzuimkaart kunt u op een makkelijke manier zelf het verzuim binnen uw bedrijf bijhouden. Onderaan deze pagina kunt u gratis onze verzuimkaart downloaden. U kunt de verzuimkaart digitaal invullen en zo uw verzuimregistratie bijhouden. Dit is meteen toe te passen binnen uw bedrijf, maar u kunt de verzuimkaart ook als voorbeeld gebruiken voor uw verzuimregistratie.
◄ Terug naar overzicht Verzuimaanpak