Ongewenst gedrag op het werk kunt u als werkgever nooit helemaal voorkomen. Daarom is het belangrijk dat medewerkers die ongewenst gedrag ervaren, terechtkunnen bij een vertrouwenspersoon. Wat doet een vertrouwenspersoon precies en wat mag hij of zij juist niet doen? U leest het hieronder.
De vertrouwenspersoon is een onpartijdig en vertrouwelijk aanspreekpunt bij arbeidsconflicten en andere problemen op het werk. Bij een vertrouwenspersoon kunnen medewerkers bijvoorbeeld ongewenst gedrag van collega’s, leidinggevenden, klanten of leveranciers melden.
De rol van de vertrouwenspersoon is om naar de medewerkers te luisteren en hen te ondersteunen bij het vinden van een oplossing.
Hoe pakt u uw protocol vertrouwenspersoon aan? De onderstaande checklist helpt u op weg:
Medewerkers beslissen zelf wanneer ze de vertrouwenspersoon inschakelen. Vaak zoeken ze eerst naar een directe oplossing met de collega waarbij zij het ongewenste gedrag ervaren of bespreken ze het zelf met hun leidinggevende. Als het probleem niet wordt opgelost, de klacht te ernstig is of medewerkers willen liever in vertrouwen praten, dan kunnen zij contact opnemen met de vertrouwenspersoon.
Vanaf het moment dat de melder een melding doet bij de vertrouwenspersoon, doorloopt de vertrouwenspersoon een zogenoemde ‘escalatieladder’. Dit protocol vertrouwenspersoon is een stappenplan om te bepalen in welke fase het probleem zich bevindt. Hiermee kan de vertrouwenspersoon bepalen wat hij of zij precies kan doen. Een escalatieladder vertrouwenspersoon kan bijvoorbeeld bestaan uit de volgende fases:
Er zijn grenzen aan wat een vertrouwenspersoon kan en mag doen. Hij of zij is er om de melder op te vangen, te begeleiden en te ondersteunen. Niet om de klacht zelf op te lossen. De vertrouwenspersoon mag bijvoorbeeld niet actief ingrijpen bij een ruzie of juridisch of medisch advies geven. Een vertrouwenspersoon houdt alle informatie vertrouwelijk en anoniem. Hij of zij onderneemt alleen actie met toestemming van de melder. Ook geeft de vertrouwenspersoon geen advies aan de werkgever en leidinggevenden over maatregelen die zij zouden kunnen nemen. Dat is de taak van de klachtencommissie. Zij behandelt de klacht wanneer de medewerker deze officieel indient. Dit is dus anders dan melding maken bij de vertrouwenspersoon. Het nemen van maatregelen blijft de verantwoordelijkheid van de werkgever zelf.
Een vertrouwenspersoon luistert naar uw medewerkers en helpt hen een oplossing te vinden om het ongewenste gedrag te stoppen, zodat zij zich weer prettig voelen op de werkvloer. Als u uw medewerkers een vertrouwenspersoon aanbiedt, helpt u voorkomen dat klachten erger worden of leiden tot verzuim. Niet voor niets wordt een vertrouwenspersoon voor bedrijven binnenkort waarschijnlijk verplicht.
Bij een externe vertrouwenspersoon durven medewerkers iets vaak eerder te melden, omdat deze buiten de organisatie staat en dus helemaal onafhankelijk is. Via Sazas kunt u een ervaren, gecertificeerde externe vertrouwenspersoon inhuren.
Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Ondanks dat deze informatie met de grootste zorg is samengesteld, kan het gebeuren dat bepaalde informatie niet meer actueel is.
