Calamiteitenverlof: wat is het en hoe maak ik hier duidelijke afspraken over?

Wat is calamiteitenverlof en kort verzuimverlof?

Volgens de wet heeft iedere medewerker recht op verlof bij ‘dringende’ of ‘bijzondere’ omstandigheden. Een medewerker mag calamiteitenverlof krijgen om een dringend privéprobleem op te lossen. Als werkgever bent u daarom verplicht om uw medewerker verlof te geven bij bijzondere omstandigheden. Het salaris betaalt u tijdens de verlofduur door en kost de medewerker geen vakantiedagen. Ook hoeft de medewerker van tevoren geen verlof aan te vragen, omdat het hier om bijzondere en onverwachte situaties gaat.

Wat valt er onder calamiteitenverlof?

 Er zijn een paar situaties waarin uw medewerker calamiteitenverlof kan aanvragen:

• Als uw medewerker in een heel bijzondere situatie zit. Voorbeelden zijn het overlijden van een direct familielid, de bevalling van een partner, een kind ziek op school of noodsituaties in huis, zoals brand of een gesprongen leiding;
• Als uw medewerker naar een dokter- of ziekenhuisafspraak moet, die niet buiten werktijden kon worden ingepland;
• Als uw medewerker moet voldoen aan een wettelijke verplichting die niet buiten werktijd kan worden ingevuld. Een voorbeeld is het moeten verschijnen voor de rechtbank;
• Tijdens verkiezingen. De hoofdregel is dat stembureaus op de dag van stemming open zijn van 7.30 tot 21.00 uur. De meeste medewerkers kunnen dus voor of na hun werk stemmen. Daarnaast mag u de medewerker erop wijzen dat deze ook iemand toestemming mag geven om namens hem of haar te stemmen.

Hoe lang uw medewerker kort verzuimverlof mag krijgen, hangt af van de persoonlijke situatie. Vaak gaat het om een paar uur tot een paar dagen. De wet stelt hiervoor geen richtlijnen, maar een redelijk verzoek tot kort verzuimverlof mag u niet weigeren. U zult dus samen met uw medewerker moeten bepalen wat redelijk is in de situatie: voor het regelen van een loodgieter bij een gesprongen waterleiding is een paar uur voldoende, maar een ziek kind op school ophalen en thuis verzorgen kan natuurlijk langer duren.

Moet ik altijd het loon doorbetalen bij calamiteitenverlof? 

Iedere medewerker binnen uw organisatie heeft recht op betaald calamiteitenverlof: van fulltime medewerker tot vakantiekracht. De enige voorwaarde is dat de medewerker dit kort verzuimverlof direct aanvraagt zodra dit nodig is. Het gaat meestal om onverwachte situaties, dus het kan niet ver van tevoren worden aangevraagd. Het kan ook gebeuren dat het verlof wat langer duurt, bijvoorbeeld wanneer de partner of het kind onvoorzien alsnog met spoed naar het ziekenhuis moet. 

De werkgever moet volgens de wet het salaris doorbetalen tijdens dit verlof. Deze kosten worden niet gedekt door een verzuimverzekering. Dit komt doordat het niet wordt gezien als ziekte (de medewerker zelf is niet ziek), maar als verlof. Voor ander kort verzuim kunt u zich wel verzekeren. Verzuim kan u namelijk al snel veel geld kosten. Een goede verzuimverzekering beschermt u tegen deze kosten. Op onze pagina over verzuimverzekeringen vindt u alle verzekeringen die u hierbij kunnen helpen.

Tips voor het maken van duidelijke afspraken over calamiteitenverlof

Omdat de wet alleen richtlijnen stelt voor kort verzuimverlof, is het verstandig om binnen uw organisatie duidelijke afspraken te maken over kort verzuim. U kunt deze bijvoorbeeld opschrijven in het personeelshandboek of opnemen in het verzuimbeleid. Zo voorkomt u dat leidinggevenden en medewerkers bij elke situatie opnieuw in discussie gaan en weten uw medewerkers meteen waar zij aan toe zijn. Dit scheelt veel onnodige stress.

Wilt u een voorbeeld zien van hoe u deze afspraken kunt vastleggen? Download dan gratis het voorbeeld verzuimprotocol:

Voorbeeld verzuimprotocol aanvragen

Tips voor goede afspraken over calamiteitenverlof:

• Als uw organisatie een cao heeft, kan het zijn dat hierin al regels zijn opgenomen over calamiteitenverlof of bijzonder verlof. U kunt deze regels volgen, maar u kunt deze ook gebruiken als basis voor de invulling voor uw eigen organisatie;
• Beschrijf wanneer medewerkers recht hebben op kort verzuimverlof. De situaties die op deze pagina zijn genoemd horen daar sowieso in te staan;
• Geef richtlijnen voor de duur van het verlof per situatie, waarbij u aangeeft dat in bijzondere situaties uitzonderingen mogelijk zijn;
• Geef naast calamiteitenverlof ook duidelijkheid over buitengewoon verlof (voor bijvoorbeeld bezoek aan een dokter, tandarts, fysiotherapeut, coach of psycholoog). U kunt aangeven dat deze afspraken zoveel mogelijk buiten werktijd worden gepland, tenzij dit echt niet anders kan. Zeker parttime medewerkers kunnen afspraken buiten werktijd inplannen.