Wat te doen bij ziekte in het buitenland?

Drie situaties bij zieke medewerkers in het buitenland

Er zijn drie situaties waarmee u te maken kan krijgen als het gaat om zieke medewerkers en het buitenland:

1. Een medewerker wordt ziek tijdens vakantie;
2. Een medewerker is ziek en gaat op vakantie;
3. Een zieke medewerker gaat voor langere tijd naar het buitenland.

We behandelen deze drie situaties hieronder.

1. Ziek tijdens vakantie

Het overkomt helaas veel mensen: ziek worden tijdens een vakantie in het buitenland. In de meeste gevallen levert dit gelukkig geen ziekteverzuim op. Maar wordt uw medewerker ernstig ziek, of heeft hij of zij een zwaar ongeluk gehad? Dan kan verzuim zeker het gevolg zijn. Daarom is het belangrijk dat u hierover vooraf afspraken maakt met uw medewerkers. Dit doet u in het wettelijk verplichte verzuimprotocol. In uw verzuimprotocol beschrijft u hoe u met ziekte in het buitenland en met ziekmeldingen omgaat:

• In het geval van ziekte tijdens vakantie moet uw medewerker zich bij u ziek melden. Leg duidelijk vast dat uw zieke medewerker u of uw leidinggevende dan zo snel mogelijk belt. Alleen een kort berichtje sturen is dan niet genoeg.

• U vraagt uw medewerker om een medische verklaring te sturen. Waar deze verklaring kan worden opgehaald, hangt af van het vakantieland. Is uw medewerker binnen de Europese Unie (EU) op vakantie? Dan kan de medische verklaring worden opgehaald bij het officiële controleorgaan van dat land. Uit deze verklaring moet blijken of uw medewerker in staat is om te reizen. En deze verklaring moet (ook) in het Engels zijn. Buiten de EU moet uw medewerker een lokale arts bezoeken die een verklaring kan schrijven in het Engels.

• Nadat u de ziekmelding en medische verklaring van uw medewerker heeft gekregen, stuurt u deze door naar een bedrijfsarts. De bedrijfsarts brengt daarna advies uit over de situatie.

2. Ziek, en dan op vakantie

In principe heeft iedereen recht op vakantie. Dit geldt ook voor medewerkers die al langere tijd niet kunnen werken vanwege ziekte. Op vakantie ervaren mensen extra rust, zijn zij meestal vaker buiten en zijn zij tijdelijk verlost van veel verplichtingen. Dit verlaagt hun stressniveau en vermindert de kans om ziek te worden of ziek te blijven. Daarnaast bouwt een medewerker vakantiedagen op als hij of zij langdurig ziek is. Deze vakantiedagen kunnen zij net als gezonde medewerkers gewoon opnemen. Tijdens het vakantieverlof heeft de medewerker geen verplichtingen rond zijn of haar re-integratie. Afspraken bij de arbodienst en bedrijfsarts mogen tot na de vakantie worden verzet.

Op vakantie gaan is niet in alle gevallen een goed idee. Soms kan een vakantie namelijk het herstel in de weg zitten. Bijvoorbeeld als een medewerker met een rugblessure besluit om op skivakantie te gaan. Daarom moet uw zieke medewerker eerst toestemming aan u vragen om op vakantie te gaan. Als u twijfelt of uw medewerker op vakantie kan, vraagt u advies aan de bedrijfsarts. De uiteindelijke beslissing ligt bij uzelf.

Tijdens het opnemen van vakantiedagen heeft een medewerker recht op 100% van het loon. Wordt het loon teruggezet naar bijvoorbeeld 70%, omdat de medewerker in het tweede ziekte jaar zit? Dan moet de medewerker bij het opnemen van vakantiedagen 100% loon uitbetaald krijgen.

Let op: u kunt het verzoek van een medewerker om op vakantie te gaan niet zomaar weigeren. Daarvoor heeft u als werkgever een goede reden nodig, gesteund door het advies van de bedrijfsarts. Heeft een medewerker geen toestemming om op vakantie te gaan, maar wordt hiernaar niet geluisterd? Dan heeft u volgens de Wet verbetering poortwachter het recht om die medewerker een sanctie op te leggen. Het is dan wel belangrijk dat u kijkt wat hierin redelijk is. Voorbeelden van een sanctie zijn een loonstop, loonopschorting of zelfs ontslag.

3. Ziek, en langdurig naar het buitenland

Soms kiezen zieke medewerkers ervoor om tijdens hun ziekte langdurig naar het buitenland te gaan. Zij willen bijvoorbeeld in het buitenland een behandeling krijgen. Dit komt vaak voor bij medewerkers die zich willen laten behandelen in hun land van herkomst, bijvoorbeeld omdat zij het daar aanwezige medische personeel goed kunnen verstaan. In de Nederlandse wet is opgenomen dat iedereen de vrijheid heeft om een eigen arts te kiezen. Deze medewerkers hebben hier dus recht op.

Stel: uw medewerker wil naar Polen voor een behandeling. Vraag deze medewerker in deze situatie om regelmatig een nieuwe ZUS (Zaklad Ubezpieczen Spolecznych) -verklaring toe te sturen, bijvoorbeeld iedere 6 weken. Hierin kan de behandeld arts aangeven of de behandeling nog loopt en of de medewerker al weer in staat is om te reizen. Daarnaast kan er ook worden gevraagd of er re-integratie mogelijkheden zijn.

Wij raden aan om deze medewerker eerst uit te nodigen voor een gesprek bij uw bedrijfsarts. Er kan dan worden besproken wat de re-integratiemogelijkheden voor deze medewerker zijn. Zijn er re-integratiemogelijkheden in Nederland, dan is het niet de bedoeling dat deze medewerker naar Polen vertrekt voor de behandeling. Het woonland, Nederland in dit geval, is namelijk verantwoordelijk voor het medische oordeel en de re-integratie van de medewerker.

Blijf goed in contact met uw zieke medewerkers
Is uw medewerker ziek in het buitenland, dan is het erg belangrijk om goed contact met hem of haar te onderhouden. U kunt bijvoorbeeld af en toe bellen en informeren hoe het gaat.

Wat te doen met de eerstejaarsevaluatie als de langdurig zieke medewerker in het buitenland verblijft en volgens de buitenlandse bedrijfsarts niet kan reizen?
‘Zolang de buitenlandse behandelend arts aangeeft dat de medewerker niet kan reizen, kunt u de medewerker niet verplichten naar Nederland te komen. Gelukkig kan in die situatie wel veel online worden geregeld. Door te videobellen bijvoorbeeld. Zo kunt u toch het gesprek aangaan en kan de medewerker alle benodigde informatie aan uw bedrijfsarts geven. Als de medewerker van de arts weer mag reizen, kunt u hem of haar wel verplichten naar Nederland te komen.

Ik raad aan om altijd goed contact te houden met zieke medewerkers, ook als zij in het buitenland zijn. Dit om misverstanden en vervelende situaties te voorkomen. Verder is het belangrijk om in deze situatie advies bij uw bedrijfsarts of uw arbodienst te vragen. Wat kunt u wel, en wat kunt u niet doen? U bent als werkgever volgens de Wet verbetering poortwachter namelijk verantwoordelijk voor de re-integratie van uw medewerker.’

Moet een nieuw verzuimprotocol worden goedgekeurd door de Ondernemingsraad (OR)?
’Ja, dat klopt. Als uw bedrijf een OR heeft, dan moet de OR akkoord zijn met uw verzuimprotocol.’