In samenwerking met Ondernemersbelang
Wat is een verzuimprotocol? Een verzuimprotocol is onderdeel van het verzuimbeleid. Het verzuimprotocol wordt ook wel ‘verzuimreglement’ of ’protocol ziekteverzuim’ genoemd. Hierin staat wat de regels bij verzuim zijn en hoe er binnen het bedrijf wordt omgegaan met:
In een verzuimprotocol staat wat de regels bij verzuim zijn en hoe er binnen het bedrijf wordt omgegaan met: ziekmeldingen, verzuimregistratie, verzuimgesprekken, verzuimbegeleiding, re-integratie en (langdurig) verzuim.
Bedrijven zijn volgens de Wet verbetering poortwachter verplicht om een verzuimprotocol te hebben.
Een verzuimprotocol bestaat uit een aantal stappen die moeten worden doorlopen. Zo moet er een re-integratiedossier worden bijgehouden, een probleemanalyse worden gemaakt en binnen acht weken een plan van aanpak. Hierbij is het belangrijk dat de werkgever zich aan de Wet verbetering poortwachter houdt.
We hebben een handige checklist gemaakt die u kunt gebruiken bij het opstellen van een verzuimprotocol voor uw bedrijf.
Tips vooraf:
Het opstellen van een verzuimprotocol kunt u als werkgever zelf doen. Maar het protocol moet wel aan de wet voldoen. De basisregels zijn opgenomen in de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast kunnen er specifieke regels die gelden binnen uw bedrijf worden toegevoegd.
Beschrijf kort wat het doel is van het verzuimbeleid. Bijvoorbeeld: ‘Ons uitgangspunt is dat we ziekteverzuim zoveel mogelijk voorkomen. Goede arbeidsomstandigheden en een prettige werksfeer staan bij ons voorop.’
Beschrijf wanneer iemand zich ziek moet melden, bij wie en hoe.
Hierbij is het belangrijk om aan te geven dat uw zieke medewerker de ziekmelding persoonlijk moet doen. Ook is het voor u en uw medewerker fijn om te weten wat er daarna gebeurt. Bijvoorbeeld: ‘Tot je weer beter bent, willen wij wat vaker contact met je houden (bijv. iedere 2 weken met elkaar koffiedrinken op het werk). We horen graag hoe het met je gaat en willen weten of wij je kunnen helpen met iets.’
Geef aan wie de arbodienst is, wat de contactgegevens zijn, wat zij doen en waarom
Bijvoorbeeld: ‘Hun doel is om jou zo snel mogelijk, op een goede manier, weer aan het werk te krijgen. Daarvoor kan het zijn dat je gebeld wordt of dat je op het spreekuur van de arbo-arts of andere arboprofessional moet komen.’ Geef ook aan bij wie een afspraak moet worden afgezegd en dat de begeleiding van de arbodienst na twee jaar stopt.
Geef aan wat er moet gebeuren als iemand langer ziek is.
Bijvoorbeeld: ‘Uiterlijk in de 8e week van ziekte moeten wij, als werkgever en medewerker, gezamenlijk een plan van aanpak indienen bij UWV.’ Geef ook aan wat er gebeurt als iemand na twee jaar nog steeds ziek is.
Benadruk het belang van een bezoek aan een dokter of ander soort hulpverlener.
Zorg dat uw medewerker op de hoogte is van zijn of haar verantwoordelijkheid om te werken aan herstel. Bijvoorbeeld: ‘Wij vinden het belangrijk dat je zo snel mogelijk praat met een dokter als dat helpt om beter te worden en je op die manier ergere klachten kunt voorkomen.’
Geef aan waarom het belangrijk is om contact te houden.
Bijvoorbeeld: ‘We vinden het belangrijk dat je, ondanks je ziekte, blijft merken dat je deel uitmaakt van ons bedrijf. Dit helpt je ook om sneller terug te keren. Daarom houden we vaak contact met je. Ook zullen we, in overleg met jou en de arbodienst/bedrijfsarts, op zoek gaan naar activiteiten die daarbij helpen. En bieden we je, waar mogelijk in overleg, vervangend werk aan om de re-integratie (terugkeer naar het werk) te versnellen.’
Geef aan wanneer, hoe en bij wie iemand zich beter moet melden
Beschrijf wat de rechten zijn van zwangere medewerksters.
Bijvoorbeeld: ‘Met zwangerschap heb je recht op minimaal 16 weken zwangerschaps- en kraamverlof. Als je daarvoor, of daarna, ziek wordt door je zwangerschap of bevalling, is het voor ons belangrijk dat je dit aan ons doorgeeft. Jouw loon wordt dan niet door ons, maar door UWV betaald.’
Leg uit wat de regels zijn.
Een werkgever geeft een medewerker akkoord om op vakantie te gaan. In overleg met de medewerker worden daarvoor vakantiedagen opgenomen. Bijvoorbeeld: ‘Als je tijdens ziekte op vakantie wilt, is het belangrijk dat je dit vooraf met ons én met de arbodienst bespreekt. Mocht je tijdens vakantie ziek worden, dan willen we graag dat je telefonisch contact met ons opneemt. Omdat tijdens vakantie dezelfde regels gelden voor ziekte als thuis.’
Dossiers en privacy
Leg hier bijvoorbeeld uit dat van iedere zieke medewerker alle gegevens worden bijgehouden. Maar ook hoe de privacy van die gegevens wordt beschermd. Dat er geen medische informatie van de medewerker wordt vastgelegd. Maar bijvoorbeeld wel wat uw medewerker nog wel kan. Het vastleggen van dit soort gegevens kan in de vorm van een arborapportage of in het re-integratieverslag.
Wat als de medewerker een klacht heeft?
Geef aan wat de medewerker kan doen als hij of zij het niet eens is met de beoordeling of de behandeling door de arbodienst. Dit kan bijvoorbeeld een second opinion zijn of een deskundigenoordeel door UWV).
Leg nadruk op het belang van verzuimpreventie.
Bijvoorbeeld: ‘Bij ziekteverzuim geldt: voorkomen is altijd beter dan genezen. Het nemen van preventieve maatregelen is voor jou belangrijk om zo veilig, gezond en prettig mogelijk te kunnen werken. Als je uitval ziet aankomen of je werkomstandigheden wilt bespreken, kun je gebruikmaken van het preventiespreekuur van onze arbodienst. Afhankelijk van jouw vraag wordt er een afspraak gemaakt met een bedrijfsarts of een preventieadviseur.’
In een ziekteverzuimbeleid staat hoe uw bedrijf met ziekteverzuim omgaat. Bij ziekteverzuim gelden bepaalde regels, die voor iedereen duidelijk in het ziekteverzuimbeleid moeten staan. Wilt u weten hoe een ziekteverzuimbeleid (of 'protocol ziekteverzuim') eruit ziet? Vul hieronder uw gegevens in voor het aanvragen van het Voorbeeld Ziekteverzuimbeleid.
◄ Terug naar overzicht Verzuimaanpak
Heeft u het antwoord op uw vraag niet gevonden? Lees dan verder:
Een verzuimprotocol kunt u als werkgever zelf opstellen. Maar het is daarbij wel belangrijk dat u aan de regels in de wet voldoet. In een verzuimprotocol staat wat de regels bij verzuim zijn en hoe er binnen het bedrijf wordt omgegaan met ziekmeldingen en opvolging.
Een verzuimprotocol moet voldoen aan de regels in de Wet verbetering poortwachter. In een verzuimprotocol staat wat de regels bij verzuim zijn en hoe er binnen het bedrijf wordt omgegaan met ziekmeldingen en opvolging daarvan. In een verzuimprotocol leest uw medewerker bijvoorbeeld hoe een ziekmelding werkt en wat hij of zij moet doorgeven (zoals op welk telefoonnummer en adres hij of zij te bereiken is, de vermoedelijke duur van het verzuim en lopende afspraken en werkzaamheden van de medewerker).
